¿Software de Gestión o ERP?

Los Enterprise Resource Planning (ERP) permiten a la pyme un salto cualitativo en su organización. Pero son más costosos que los sistemas de gestión tradicionales y exigen una adecuación extra.

Entre tantas aplicaciones de software disponibles para administrar el negocio de una pyme, elegir la que mejor se adecua a las necesidades no es tarea sencilla. Desde siempre, los sistemas de gestión y administración o de contabilidad general son los más utilizados, dada su baja complejidad y su bajo costo. Con la aparición del cloud computing , aparecieron nuevas alternativas con mayores funcionalidades, los Enterprise Resource Planning (ERP).

Pero aplicar un software ERP implica un salto de madurez y calidad, pero también de inversión en el negocio.

¿Cuál es la diferencia entre uno y otro? Blas Briceño, integrante de la Comisión Directiva de la Cámara de Empresas de Software y Servicios Informáticos (CESSI) dice que el ERP brinda la posibilidad de, por ejemplo, realizar mayor planeamiento y gestionar los inventarios, los procesos de manufactura, los proyectos y la logística, entre otras posibilidades. ""Además, permite una mejor gestión de los recursos financieros"", agrega.

Según Raúl Bauer, consultor y director de Trends Consulting, ""ERP es el nombre que el mercado quiere darle a las aplicaciones informáticas que integran en un mismo sistema la gestión de todos los procesos de negocio y de todos los recursos de una empresa"".

Para Briceño, ""un ERP le permite a la pyme dar un salto cualitativo en cuanto a su organización y a la capacidad de ejecutar procesos con mayor eficiencia y seguridad"". En cambio, en su opinión, los sistemas de gestión tradicionales responden a las necesidades más inmediatas, como ordenar las cuentas corrientes comerciales y las presentaciones fiscales. Luego, a medida que las empresas maduran en sus capacidades de negocio y comienzan a sentir las limitaciones propias de un sistema netamente administrativo, ""aparece la necesidad del ERP"".

Por otro lado, Bauer sugiere considerar que los costos de instalación y mantenimiento de las aplicaciones ERP más difundidas a escala mundial, no siempre están al alcance de una pyme: ""Eso implica riesgos técnicos y problemas económicos"".

Entonces, ¿cómo saber cuándo migrar de un software de gestión a un ERP? ""La pyme ­opina Bauer­ suele tener un dueño exitoso en su negocio, apegado a las prácticas que lo llevaron al éxito, y es habitual que sea reacio a aceptar ciertos conflictos que trae la instalación de un ERP."" El consultor agrega que la instalación de un software ERP es una decisión importante y no exenta de obstáculos: ""Por el costo, porque hay que lograr un buen `casamiento’ entre las formas de operar que tiene la empresa y las reglas implícitas en el ERP, porque hay que administrar los conflictos que generará la instalación y porque hay que mantener el sistema, una vez instalado"".

En cambio, ""un software de gestión tradicional se puede moldear más fácilmente para adecuarlo a la voluntad del usuario. En un ERP esto suele ser más complejo"", afirma Bauer.

Para Briceño, cada pyme debe repensar sus procesos y concebir la implementación en el marco de un proceso de mejora estructural y organizacional. ""Los cambios estructurales necesarios para la implementación de un sistema de gestión son de menor envergadura"". No obstante, el ejecutivo aclara que ""es importante considerar que, si se dan las condiciones para implementar un ERP, no es conveniente dilatarlo, ya que se estaría perdiendo eficiencia y mejora continua"".

Tal vez no es mala idea atender la recomendación de Bauer: ""Una pyme que evalúe la implementación de un ERP debe desarrollar el proyecto midiendo costos, beneficios y riesgos.

Si de este análisis surge la conveniencia de avanzar, mi sugerencia es que la máxima autoridad de la empresa asuma la responsabilidad de liderar el cambio"".